La facture

Dans le cadre d’une transaction commerciale, la facture est de loin l’un des éléments les plus importants. La facture représente la confirmation des biens livrés ou des services fournis, en échange d’une rémunération.

Il est donc primordial, pour vous et votre entreprise, que les éléments essentiels soient repris dans la facture.

Si votre facture n’est pas en ordre, cela peut avoir de lourdes conséquences.

Il convient de faire une distinction entre les mentions générales qui doivent figurer en tout temps sur une facture et les mentions particulières qui ne doivent figurer que dans certains cas.

Sur chaque facture adressée à un client belge, les informations suivantes doivent y figurer :

1. le mot “facture” ;

2. la date de la facture, mais aussi la date de livraison ou la date à laquelle les services seront fournis ;

3. numéro de facture ;

4. les coordonnées de votre entreprise : nom, siège social, numéro de TVA et le numéro du compte bancaire ;

5. description des biens livrés ou des services fournis ;

6. le prix (à l’unité) et les éventuelles remises accordées ;

7. les montants : le montant sans TVA, le pourcentage de TVA, le montant avec le taux TVA applicable et le montant total à payer ;

8. le lieu d’émission de la facture ;

9. les conditions de paiement : il n’est pas obligatoire de mentionner les conditions générales sur la facture mais il est fortement recommandé de les inclure.

Dans certains cas, des mentions spécifiques supplémentaires devront également être incluses sur la facture, telles que :

•  ‘TVA autoliquidée’  ;
  dans le cas d’une livrasion intracommunautaire à un client ayant son propre numéro de TVA, la TVA sera due par le client qui devra payer cette TVA dans son propre pays;
  
• ‘facture émise par le client’ s’il y a auto-facturation ; 
• “exonéré de TVA sur la base de ….” si l’opération est exonérée de TVA. La base légale doit être précisée ;

•  mentions spéciales imposées par la loi ( vente d’art, d’antiquités, …).

Votre facture ne répond pas aux exigences formelles obligatoires ou vous avez omis une mention obligatoire ? Dans ce cas, vous risquez une amende administrative. Ces amendes peuvent varier de 50,00 EUR jusqu’à un maximum de 5.000,00 EUR.

Si votre facture contient des informations incorrectes, le autorités peuvent, vous imposer une amende administrative proportionnelle. S’il n’y a pas de fraude, vous risquez une amande de 60% à 100% du montant facturé. En cas de fraude, l!amende paut atteindra 200% du montant facturé.

STUDIO | LEGALE peut vous assister dès le début de la transaction commerciale. De cette façon, nous pouvons vous aider à rédiger et vérifier vos factures.

Conditions générales

L’ajout des conditions générales à votre facture n’est pas une obligation légale. De nos jours, il est fortement recommandé de faire un renvoi à vos conditions générales sur le recto de votre facture et de les inclure au verso de celle-ci.

De solides conditions générales peuvent sécuriser votre position juridique et sont de toute manière importantes dans la relation avec vos clients.

Chaque entreprise est unique, c’est pourquoi nous vous recommandons de ne pas prendre les conditions générales standards disponibles sur internet mais de rédiger ou de faire rédiger des conditions générales personnalisées.

Des conditions générales solides vous permettent d’éviter un tas de problèmes tels que couvrir votre société, limiter sa responsabilité et aussi de vous doter de garanties spécifiques dans le cas où votre client ne paierait pas ou rencontrerait des problèmes financiers.

Vous trouverez, ci-dessous, une liste (non exhaustive) de certaines clauses spécifiques qu’il est important d’inclure dans vos conditions générales :

• principe de prévalence : les présentes dispositions générales s’appliquent et prévalent sur les conditions/celles du client ; 
• clause de netting : clause par laquelle les créances et dettes mutuelles peuvent être compensées ;
  – clause privilégiée en cas d’insolvabilité du client
  – opposable aux autres créanciers et aux tiers, même en cas de concours (ex : faillite)
  – doit répondre à des conditions spécifiques.
  

•  clause de réserve de propriété : clause par laquelle, à la livraison des marchandises, le droit de propriété ne se transfère qu’au paiement intégral du prix ; 
• résiliation automatique du contrat : le contrat est automatiquement résilié si le client cesse ses activités (telles que la faillite, la réorganisation judiciaire ou la liquidation) ;
•  clause de médiation : clause permettant de recourir à un ou plusieurs médiateurs en cas de litige sur l’exécution du contrat. Ceci avant toute action en justice :
  – essayer de trouver une solution à l’amiable ;
  – essayer de parvenir à un accord satisfaisant pour les deux parties ;
  – économie de temps/argent. 
• le droit applicable et la compétence territoriale : définir le droit applicable ainsi que le tribunal territorialement compétent ; 
• clause de hardship : cette clause présuppose qu’il est devenu économiquement plus difficile ou plus onéreux pour une ou
• plusieurs parties de respecter les accords initialement conclus. (≠ force majeure. La difficulté n’est pas inscrite dans la loi et doit donc être définie contractuelle) ;

• clause de révision des prix : clause stipulant qu’il est possible de modifier le prix dans certaines circonstances ;
• délai de livraison et/ou d’exécution indicatif: indiquez que les délais convenus sont purement indicatifs et se réfèrent à une ‘date estimée’ ;
• clause spécifique aux pandémies: clause prévoyant une option de résiliation anticipée et/ou une remise ou une suspension.

  Les conditions générales peuvent être ajustée de manière à protéger aux mieux votre entreprise.

  STUDIO | LEGALE peut bien entendu vous assister et établir des conditions générales adaptées à votre entreprise.