Factuur

Binnen een handelstransactie is de factuur met voorsprong één van de belangrijkste documenten. De factuur vormt de bevestiging van de geleverde goederen of de verstrekte diensten, waar een vergoeding tegenover staat.

Het is dus voor u en uw onderneming van groot belang dat de nodige elementen worden opgenomen in de factuur.

Het niet in orde zijn van uw factuur kan verregaande gevolgen hebben.

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen algemene vermeldingen die op een factuur moeten staat en specifieke vermeldingen die enkel in bepaalde gevallen moeten worden opgenomen. Op elke factuur die wordt gericht aan een Belgische klant dienen volgende vermeldingen mee te worden opgenomen:

1. het woord ‘factuur’;

2. factuurdatum maar ook leveringsdatum of datum wanneer de diensten zullen worden verstrekt;

3. factuurnummer;

4. de gegevens van uw onderneming: naam, maatschappelijke zetel, btw-nummer en het nummer van de bankrekening;

5. beschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten;

6. (eenheids)prijs en eventueel toegekende kortingen;

7. bedragen: het bedrag zonder btw, btw-percentage, btw-bedrag per tarief en het totaal te betalen bedrag;

8. plaats waar de factuur werd opgemaakt;

9. betalingscondities: het vermelden van de algemene voorwaarden op de factuur is niet verplicht, maar het wordt zeer sterk aangeraden om deze mee op te nemen.

In bepaalde gevallen zullen er ook bijkomende specifieke vermeldingen moeten worden opgenomen in de factuur zoals:

• ‘btw verlegd’ bij een intracommunautaire levering aan een afnemer met een eigen btw-nummer, zal de btw verschuldigd zijn door de afnemer die deze btw in zijn eigen land zal moeten voldoen;
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’ wanneer er sprake is van selfbilling;

• ‘vrijgesteld van btw op grond van ….’ indien de handeling is vrijgesteld van btw dient op de factuur concreet te worden aangegeven wat de grondslag hiervan is ; 
• bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving: o.a. voor kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen etc.
  

Voldoet uw factuur niet aan de verplichte vormvereisten of heeft u een verplichte vermelding weggelaten? Dan riskeert u een administratieve boete. Deze boetes kunnen variëren van 50,00 EUR tot maximaal 5.000,00 EUR.

Indien uw factuur onjuiste gegevens bevat kan de overheid u een proportionele boete opleggen. Indien er geen sprake is van fraude riskeert u een boete van 60% tot 100% van het gefactureerde bedrag. Indien er sprake is van fraude kan deze boete oplopen tot 200% van het gefactureerde bedrag.

STUDIO | LEGALE kan u al van het begin van de handelstransactie bijstaan. Zo kunnen wij u bijstaan bij het opstellen en nakijken van uw facturen.

Algemene voorwaarden

Het toevoegen van algemene voorwaarden aan uw factuur is geen wettelijke verplichting. Thans wordt het wel zeer sterk aangeraden om uw algemene voorwaarden op te nemen op de achterzijde van uw factuur en hiernaar te verwijzen op de voorzijde van uw factuur.

Goede algemene voorwaarden kunnen uw juridische positie verzekeren en zijn eveneens belangrijk voor de relatie met uw klant.

Elke onderneming is uniek daarom raden wij u ook aan om geen standaard algemene voorwaarden van het internet te plukken maar over te gaan tot het opstellen of laten opstellen van algemene voorwaarden op maat.

Met goede algemene voorwaarden kan u veel problemen voorkomen zoals o.a. eigen onderneming indekken en aansprakelijkheid beperken maar ook specifieke zekerheden verschaffen indien uw klant niet betaalt of financiële problemen ondervindt.

Onderstaand treft u een (niet-limitatieve) opsomming van enkele specifieke clausules dewelke belangrijk zijn om op te nemen in uw algemene voorwaarden:

• Voorrangsregeling: de eigen algemene voorwaarden zijn van toepassing en hebben voorrang op voorwaarden van de klant;
• Nettingclausule: clausule waarbij wederzijdse vorderingen en schulden verrekend en gecompenseerd kunnen worden;
  – clausule bij uitstek ingeval van insolvabiliteit van klant;
  – tegenstelbaar aan andere schuldeiseres en derden, zelfs in geval van samenloop (bijvoorbeeld faillissement);
  – moet aan specifieke voorwaarden voldoen.
• Eigendomsvoorbehoud: clausule waarbij bij de levering van goederen het eigendomsrecht pas overgaat nadat de prijs volledig werd betaald;
• Automatisch einde overeenkomst: de overeenkomst wordt automatisch beëindigd indien de klant haar activiteiten stopzet (zoals faillissement, gerechtelijke reorganisatie of vereffening);
• Bemiddelingsclausule: clausule om op één of meer bemiddelaars beroep te doen indien er een geschil rijst m.b.t. uitvoering van contract. Dit voorafgaand aan welke gerechtelijke maatregel ook:
  – minnelijke oplossing proberen vinden;
  – akkoord proberen bereiken dat voldoening geeft voor beide partijen;
  – kosten/tijdbesparend.
  

• Toepasselijk recht en territoriale bevoegdheid: bepaal het toepasselijke recht alsook welke rechtbank territoriaal bevoegd is;
• Clausule van hardship: deze clausule veronderstelt dat het voor één of meerdere partijen economisch zwaarder of duurder is geworden om de oorspronkelijk gemaakte afspraken na te komen. (≠ overmacht. Hardship is niet wettelijk verankerd dus moet contractueel worden opgenomen); 
• Prijsaanpassingsclausule: clausule waarbij wordt overeengekomen dat het mogelijk is om de prijs onder bepaalde omstandigheden te wijzigen; 
• Indicatieve leverings- en/of uitvoeringstermijn: opnemen dat de overeengekomen termijnen louter indicatief zijn en spreken van een ‘geschatte datum’; 
• Specifieke pandemieclausule: clausule die een tussentijdse opzegmogelijkheid en/of korting of opschorting voorziet.

Algemene voorwaarden kunnen zodanig op maat gemaakt worden dat deze uw onderneming op de best mogelijke wijze beschermen.

STUDIO | LEGALE kan u hier uiteraard in bijstaan en algemene voorwaarden op maat van uw onderneming opstellen.