Een belangenconflict voor een bestuurder van een vennootschap komt sneller voor dan men denkt. Er zijn verschillende situaties mogelijk. Bijvoorbeeld, wanneer de bestuurder tevens bestuurder is in een andere vennootschap waarmee men een overeenkomst wil sluiten. Of wanneer de bestuurder een overeenkomst wil sluiten met zichzelf als natuurlijke persoon.

De wetgever heeft een regeling uitgewerkt zodat een bestuurder zijn eigen belang niet kan laten primeren boven het belang dat hij zou moeten behartigen als bestuurder van een vennootschap.

Het probleem stelt zich concreet wanneer het bestuursorgaan van een vennootschap een beslissing moet nemen of zich moet uitspreken over een verrichting onder zijn bevoegdheid, en blijkt dat één of alle bestuurders een belang hebben dat hiermee strijdig is. In dit artikel zetten we uiteen hoe men deze belangenconflicten wettelijk moet benaderen per vennootschap.

1. Belangenconflict: begrip

Uit de relevante bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vloeit voort dat een belangenconflict de situatie is waarbij een bestuurder of bestuursorgaan een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vennootschap.[1]

De vereiste van “vermogensrechtelijk” houdt in dat een materieel voordeel wordt verkregen of een materieel nadeel wordt vermeden. Een potentieel vermogensrechtelijk belang is voldoende. Het moet niet vaststaan dat door het nemen van de beslissing de geconflicteerde bestuurder een materieel voordeel verkrijgt of materieel nadeel vermijdt. Indien de mogelijkheid bestaat dat dit het geval is, kwalificeert het als een vermogensrechtelijk belang dat onder de belangenconflictenregeling valt.

Een voorbeeld van zo’n belangenconflict is wanneer de bestuurder een onroerend goed wil verkopen aan zijn vennootschap. Als particulier-verkoper zal hij een zo hoog mogelijke prijs proberen vragen, als bestuurder-koper zou hij in het vennootschapsbelang moeten proberen streven naar een zo laag mogelijke prijs.[2]

2. Meldingsplicht en deelnameverbod

De BV en CV kunnen worden bestuurd door één of meerdere bestuurders die al dan niet een college vormen.[3] Als het bestuursorgaan geen college vormt, dan is iedere bestuurder individueel bevoegd om de vennootschap te besturen en te vertegenwoordigen.[4]

Wanneer een belangenconflict zich stelt in een BV of CV, en er zijn meerdere bestuurders die elk individueel bevoegd zijn om de vennootschap te besturen en te vertegenwoordigen, dan dient de geconflicteerde bestuurder dit te melden aan de andere bestuurders. Zij nemen dan de beslissing of voeren de verrichting uit. De betrokken bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging, noch aan de stemming van de andere bestuurders hieromtrent.[5]

Indien de statuten van een BV of CV bepalen dat het bestuur een collegiaal orgaan is, dan wordt de beslissing genomen of de verrichting uitgevoerd door het bestuursorgaan. Bij collegiale besluitvorming moet een meerderheid van bestuurders samenkomen of vertegenwoordigd zijn om met een gewone meerderheid van stemmen te besluiten.[6] De bestuurder met het belangenconflict mag dan ook niet deelnemen aan de beraadslagingen, noch aan de stemming.[7]

Wanneer in een NV een lid van de raad van bestuur een belangenconflict heeft bij een beslissing of verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad, dan moet de betrokken bestuurder dit melden aan de andere bestuurders voor de raad van bestuur een besluit neemt. De raad mag deze beslissing niet delegeren, zoals bijvoorbeeld aan het dagelijks bestuur.[8] De geconflicteerde bestuurder mag net zoals in de BV en CV niet deelnemen aan de beraadslaging, noch aan de stemming.[9]

Binnen een duaal bestuur in een NV moet de geconflicteerde bestuurder in de raad van toezicht dit ook melden vóór de raad een besluit neemt. Ook zij mag deze beslissing niet delegeren.[10] De betrokken bestuurder mag wederom niet deelnemen aan de beraadslaging of stemming van de andere bestuurder over deze beslissing of verrichting.[11]

Wanneer de directieraad een beslissing moet nemen, of zich over een verrichting moet uitspreken die onder zijn bevoegdheid valt, en een belangenconflict zich stelt, dan verwijst de directieraad deze beslissing door naar de raad van toezicht. De raad handelt dan zoals hierboven uiteengezet.^[12]

3. Tussenkomst algemene vergadering

Wanneer alle bestuurders een belangenconflict hebben, dan verschuift de bevoegdheid voor het nemen van de beslissing of het uitvoeren van de verrichting naar de algemene vergadering. Indien zij de beslissing of verrichting goedkeurt, dan kan het bestuursorgaan ze alsnog uitvoeren. Deze regeling is van toepassing op de bestuurders in de BV en CV, de raad van bestuur in een NV met een monistisch bestuur en de raad van toezicht in een NV met een duaal bestuur.[13]

4. Enige bestuurder

Deze voorlegging aan de AV gebeurt ook wanneer er in de BV, CV of NV maar één bestuurder is.[14] Dan zijn er namelijk geen andere bestuurders die de beslissing kunnen nemen of de verrichting kunnen uitvoeren. In de NV kan de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeuren, waardoor de enige bestuurder ze kan uitvoeren.[15] Is de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder, dan mag hij zelf de beslissing nemen of de verrichting uitvoeren.[16] Dit kan alleen in de BV en NV, want voor de CV vereist het WVV minstens drie oprichters.[17]

Is de enige bestuurder van de NV een NV met een collegiaal bestuursorgaan, dan gelden de regels met betrekking tot de raad van bestuur in een monistisch bestuur, of de directieraad in het geval van een duaal bestuur. Wanneer alle leden van het bestuursorgaan van de enige bestuurder die uitspraak moet doen over het belangenconflict een strijdig belang hebben, dan wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd. Indien de algemene vergadering van de bestuurde vennootschap de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het bestuursorgaan, of, wanneer het gaat om een duaal bestuur, de directieraad, ze uitvoeren.[18]

5. Uitzonderingen

Er zijn twee uitzonderingen waarbij de hierboven vermelde procedure niet moet worden toegepast: wanneer er nauwe banden zijn of wanneer de handelingen marktconform zijn.

Als eerste uitzondering wordt de belangenconflictregeling niet toegepast wanneer de beslissingen of verrichtingen tot stand zijn gekomen tussen vennootschappen die nauw verbonden zijn. Dat is wanneer de ene vennootschap rechtstreeks of onrechtstreeks ten minste 95% van de stemmen bezit die verbonden zijn aan het geheel van de door de andere vennootschap uitgegeven effecten. Of vennootschappen waarvan ten minste 95% van de stemmen verbonden aan het geheel van de door elk van hen uitgegeven effecten in het bezit zijn van een andere vennootschap.[19]

Deze uitzonderingsgrond is niet van toepassing wanneer de enige bestuurder in de BV of NV ook de enige aandeelhouder is.[20] Er is immers niemand wiens belangen hij kan schaden.

De tweede uitzonderingsgrond is wanneer de beslissingen van het bestuursorgaan betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die gebeuren onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen. In dat geval moet de belangenconflictregeling ook niet worden toegepast.[21]

6. De vaste vertegenwoordiger

Artikel 2:55 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen legt de meerderheidsopvatting in de rechtspraak nu ook wettelijk vast. De regels inzake belangenconflicten voor zaakvoerders en leden van het bestuursorgaan vinden in voorkomend geval toepassing op de vaste vertegenwoordiger.[22]

7. Publiciteit

De geconflicteerde bestuurder moet een verklaring afleggen waarbij hij toelichting geeft over de aard van het strijdige belang. Die verklaring wordt opgenomen in de notulen van de vergadering van de andere bestuurders, de raad van bestuur in een monistische NV of de raad van toezicht in een NV met een duaal bestuur.[23] De enige bestuurder in een NV heeft deze verplichting niet.

De andere bestuurders of de algemene vergadering omschrijven in de notulen de aard van de beslissing of verrichting waarvoor het conflict bestaat en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap. Zij verantwoorden ook het genomen besluit.[24] Als in de BV of NV de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is, neemt hij in zijn bijzonder verslag eveneens de tussen hem en de vennootschap gesloten overeenkomsten op.[25] Dit deel van de notulen of dit verslag moet in zijn geheel worden opgenomen in het jaarverslag of in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.[26] Als de vennootschap een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering of het verslag aan hem meegedeeld.[27]

8. Nietigheid

 In de belangenconflictenprocedure in het WVV wordt de uitdrukkelijke bijkomende mogelijkheid van de vennootschap voorzien om de nietigheid van de besluiten of verrichtingen die in strijd hiermee zijn genomen indien de wederpartij bij die besluiten of verrichtingen op de hoogte was of had moeten zijn.[28]

9. Conclusie

Na meer dan twee decennia van afwezigheid is het verbod op deelname aan beraadslaging terug ingevoerd. De bestuurder met een belangenconflict dient hier altijd melding van te maken aan de andere bestuurders, vooraleer het bestuursorgaan een beslissing neemt. De directieraad in het duaal bestuur van een NV verwijst deze beslissing desgevallend door naar de raad van toezicht.

Indien het voltallige bestuur of de enige bestuurder een belangenconflict heeft, voorziet het WVV in een verschuiving van de bevoegdheid richting de algemene vergadering. Indien zij haar goedkeuring geeft, mag het bestuursorgaan de beslissing of verrichting alsnog uitvoeren. Is de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder, dan kan hij daar uiteraard zelf over beslissen.

Een situatie waar de wetgever in 2019 geen rekening mee heeft gehouden, is wat er moet gebeuren als meerdere, maar niet alle, bestuursleden een belangenconflict hebben. De mogelijkheid bestaat dat het bestuursorgaan daardoor niet het vereiste quorum behaalt om te kunnen beraadslagen en beslissen.[29] Een bevoegdheidsverschuiving naar de algemene vergadering kan alleen als alle bestuursleden een belangenconflict hebben. Een wettelijke regeling hiervan blijft voorlopig uit.

Een suggestie vanuit de rechtsleer is om hiervoor een statutaire regeling te treffen.[30] Zo kan u in de statuten van uw vennootschap zelf voorzien in afwijkende aanwezigheidsregels en eventueel ook meerderheidsregels voor beraadslaging. Een andere mogelijkheid is om de verschuiving van bevoegdheid richting de algemene vergadering zelf in te bouwen, of de tijdelijke aanstelling van een lasthebber om het vereiste aantal aanwezigen voor beraadslaging en stemming te behalen.

Er zijn dus wel wat mogelijkheden om hier zelf een procedure in te voorzien.

Wij staan u graag bij in het uitwerken van een regeling op maat van uw vennootschap, en bij alle andere vragen of bezorgdheden omtrent de werking van uw bestuur.

U kan ons contacteren per e-mail naar [email protected] of per telefoon: 03/216.70.70.

Bronnen

Wetgeving

Wetboek van Vennootschappen, BS 6 augustus 1999.

Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, BS 4 april 2019.

Rechtsleer

BRAECKMANS, H. en HOUBEN, R., Handboek vennootschapsrecht, Antwerpen, Intersentia, 2020, 975 p.

ERNST, P., “Belangenconflicten revisited, 25 jaar later. De nieuwe regels in het WVV over belangenconflicten van bestuurders in de niet-genoteerde NV en BV en hun ruimere impact” in HOUBEN, R., GOOSSENS, N. en LEUNEN, C. (eds.), JPB. Liber amicorum Jean-Pierre Blumberg, Antwerpen, Intersentia, 2021, 177-212.

[1] Art. 5:76, §1, lid 1; 6:64, §1, lid 1; 7:96, §1, lid 1; 7:102, §1, lid 1; 7:115, §1, lid 1, 7:117, §1 WVV.

[2] H. BRAECKMANS en R. HOUBEN, Handboek vennootschapsrecht, Antwerpen, Intersentia, 2020, 278. (hierna: H. BRAECKMANS en R. HOUBEN, Handboek vennootschapsrecht)

[3] Artt. 5:70, §1, lid 1 en 6:58, §1, lid 1 WVV.

[4] H. BRAECKMANS en R. HOUBEN, Handboek vennootschapsrecht, 82, nr. 136.

[5] Artt. 5:76, §1, lid 1 en 6:64, §1, lid 1 WVV.

[6] H. BRAECKMANS en R. HOUBEN, Handboek vennootschapsrecht, 272, nr. 576.

[7] Artt. 5:76, §2 en 6:64, §2 WVV.

[8] Art. 7:96, §1, lid 1 WVV.

[9] Art. 7:96, §1, lid 4 WVV.

[10] Art. 7:115, §1, lid 1 WVV.

[11] Art. 7:115, §1, lid 4 WVV.

[12] Art. 7:117, §1 WVV.

[13] Artt. 5:76, §1, lid 2; 6:64, §1, lid 2; 7:96, §1, lid 4 WVV en 7:115, §1, lid 4 WVV.

[14] Artt. 5:76, §3; 6:64, §3 en 7:102, §1, lid 1 WVV.

[15] Art. 7:102, §1, lid 1 WVV.

[16] Artt. 5:76, §4 en 7:102, §1, lid 3 WVV.

[17] Art. 6:3 WVV.

[18] Art. 7:102, §1, lid 2 WVV.

[19] Artt. 5:76, §5, lid 1; 6:64, §4, lid 1; 7:96, §3, lid 1; 7:102, §2, lid 1 en 7:115, §3, lid 1 WVV.

[20] Artt. 5:76, §5, lid 1 en 7:102, §2, lid 1 WVV.

[21] Artt. 5:76, §5, lid 2; 6:64, §4, lid 2; 7:96, §3, lid 2; 7:102, §2, lid 2 en 7:115, §3, lid 2 WVV.

[22] Art. 2:55, lid 1 WVV.

[23] Artt. 5:76, §1, lid 1; 6:64, §1, lid 1; 7:96, §1, lid 1 en 7:115, §1, lid 1 WVV.

[24] Artt. 5:77, §1, lid 1; 6:65, §1, lid 1; 7:96, §1, lid 2; 7:103, §1, lid 1 en 7:115, §1, lid 2 WVV.

[25] Artt. 5:77, §1, lid 1 en 7:103, §1, lid 1 WVV.

[26] Artt. 5:77, §1, lid 2; 6:65, §1, lid 2; 7:96, §1, lid 2; 7:103, §1, lid 2 en 7:115, §1, lid 2 WVV.

[27] Artt. 5:77, §1, lid 3; 6:65, §1, lid 3; 7:96, §1, lid 3; 7:103, §1, lid 3 en 7:115, §1, lid 3 WVV.

[28] Art. 5:77, §2; 6:65, §2; 7:96, §2; 7:103, §2 en 7:115, §2 WVV.

[29] P. ERNST, “Belangenconflicten revisited”, 202.

[30] H. BRAECKMANS en R. HOUBEN, Handboek vennootschapsrecht, 285; P. ERNST, “Belangenconflicten revisited”, 203.