Als betrokkene waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, hebt u steevast het recht op inzage. Dit recht op inzage is echter niet absoluut. Wij verduidelijken wat dit inhoudt, hoe u dit recht uitoefent en welk gevolg hieraan  gegeven moet worden.

Allereerst is de gebruikte terminologie ietwat misleidend aangezien dit de indruk schept dat u werkelijk de verwerking zélf kan inzien, terwijl de werkelijkheid toch genuanceerder is. Het betreft eerder een recht om van de verwerking van uw persoonsgegevens kennis te krijgen. U kan dit recht op ieder moment uitoefenen, ongeacht of u omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens werd geïnformeerd bij de aanvang hiervan.

Artikel 15 GDPR verduidelijkt op welke informatie u recht hebt, buiten de concrete persoonsgegevens zelf, bij het uitoefenen van uw recht op inzage:

• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
• dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
• dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
• wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene zelf worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
• Wanneer er doorgifte gebeurt aan een derde land of internationale organisatie, de passende waarborgen die genomen worden.

U hebt in principe recht op één gratis kopie, voor bijkomende kopieën mag de verwerkingsverantwoordelijke een redelijke vergoeding in verhouding met de administratieve kosten aanrekenen.

Indien u uw verzoek tot inzage doet in elektronische vorm (bv. per e-mail) dan volstaat het voor de verwerkingsverantwoordelijke om u de kopie eveneens in elektronische vorm over te maken, tenzij u uitdrukkelijk anders verzoekt.

Uw recht op inzage is echter niet absoluut. Artikel 15.4 GDPR verduidelijkt dat dit geen afbreuk mag doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

Indien u bijvoorbeeld uw recht op inzage uitoefent t.a.v. uw (ex-)werkgever, heeft deze het recht en eigenlijk zelfs de plicht om de evaluatieformulieren te anonimiseren/censureren aangezien de persoonsgegevens van anderen (bv. de evaluator, collega’s) ook beschermd moeten worden onder de AVG. In deze optiek heeft de verwerkingsverantwoordelijke eveneens het recht om een precisering van uw verzoek te vragen. Indien u reeds gedurende lange tijd tewerkgesteld staat, kan het immers disproportioneel zijn en buitensporige last opleggen om alle gegevens over de gehele periode te moeten anonimiseren/censureren en kopie van maken om gevolg te geven aan uw verzoek. Er moet in dit verband steeds een concrete afweging gemaakt worden.[1]

In het recente arrest van het Hof van Justitie van 4 mei 2023 verduidelijkte het Hof dat het recht van inzage zeer ruim kan gaan in die zin dat ook kopie van de achterliggende documenten of uittreksels verstrekt moet worden, nooit mogen echter de rechten en vrijheden van anderen hierbij uit het oog verloren worden:

“het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt, inhoudt dat aan de betrokkene een getrouwe en begrijpelijke reproductie van al deze gegevens moet worden gegeven. Dit recht omvat het recht om een kopie te verkrijgen van uittreksels uit documenten of zelfs van volledige documenten of databankuittreksels die onder meer die gegevens bevatten, indien de verstrekking van een dergelijke kopie onontbeerlijk is om de betrokkene in staat te stellen de hem bij deze verordening verleende rechten daadwerkelijk uit te oefenen, waarbij moet worden benadrukt dat daarbij ook rekening moet worden gehouden met de rechten en vrijheden van anderen.”[2]

Uw verzoek zelf is niet aan enige vormvoorwaarden onderworpen. Met het licht op efficiënte behandeling hiervan, doet u er wel goed aan zichzelf reeds duidelijk te identificeren aangezien iedere verwerkingsverantwoordelijkheid uiteraard de plicht heeft over te gaan tot identificatie alvorens enige informatie te verschaffen.

Vervolgens heeft de Verwerkingsverantwoordelijke in principe één maand de tijd om gevolg te geven aan uw verzoek. Binnen deze periode moet hij ofwel de gegevens verschaffen ofwel u meedelen om welke reden hij meent dit niet te moeten/kunnen doen en u informeren omtrent uw mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (GBA) en mogelijkheid tot navolgend beroep bij de rechter (Marktenhof). De termijn kan wél verlengd worden met een bijkomende twee maanden indien de verwerkingsverantwoordelijke u hiervan verwittigd voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn.

Indien u nog vragen hebt over (de uitoefening van) uw recht op inzage kan u ons steeds contacteren per email: [email protected] of telefonisch op het nummer 03/216.70.70.

Juridische bronnen

• DE BOT, De toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in de Belgische context. Commentaar op de AVG, de Gegevensbeschermingswet en de Wet Gegevensbeschermingsautoriteit, Wolters Kluwer Belgium, Mechelen, 2020.
• DE SMEDT en M. CAPRONI, Praktische gids privacy in de onderneming, Wolterw Kluwer Belgium, Mechelen, 2019.

Rechtspraak

• Geschillenkamer GBA 9 februari 2021, RABG 2021/12-13, 1272-1293.
• HvJ 4 mei 2023, C-487/21,

[1] Zie bijvoorbeeld Beslissing ten gronde 15/2021 van 9 februari 2021 van de geschillenkamer van de GBA

[2] HvJ 4 mei 2023, C-487/21, nr. 45.