Privacyverklaring STUDIO LEGALE
STUDIO | LEGALE Advocaten is een groepering van advocaten en heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid. De advocaten treden individueel op voor hun eigen rekening, per vennootschap dan wel per eenmanszaak. De advocaten van STUDIO | LEGALE zijn verbonden aan de balie van Antwerpen en werkzaam in België. Meester Joost Peeters is tevens verbonden aan de balie van Brussel. Onder de bollen “advocaten” en “websites-vakgebieden” vindt u meer concrete gegevens van de advocaten en verschillende (sub)afdelingen van STUDIO | LEGALE. Bij verdere verwijzing naar STUDIO | LEGALE wordt dan ook het geheel van voorgaande entiteiten bedoeld.
Contactgegevens: Haantjeslei 69A, 2018 Antwerpen
Tel: +32 3 216 70 70
STUDIO | LEGALE hecht veel belang aan uw privacy van persoonsgegevens. Zij wil dan ook op een veilige en confidentiële wijze omgaan met de persoonsgegevens die worden verzameld. Deze privacy policy omschrijft welke persoonsgegevens worden verwerkt, op welke basis zij deze verwerkt, waarom deze worden verwerkt en wat de rechten van de betrokkenen zijn. Tot slot informeert zij welke beveiligingsmaatregelen worden genomen teneinde de persoonsgegevens van de betrokkenen te beschermen.
1. Wat zijn persoonsgegevens en wat is een verwerking?
De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, rijksregisternummer, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”
De verwerking wordt als volgt gedefinieerd:
“Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, raadplegen, …”
Indien deze privacy policy naar “persoonsgegevens” en de “verwerking” verwijst, wordt verwezen naar deze definities uit de Verordening.
2. Wie zijn de Verwerkers van de Persoonsgegevens ?
Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
STUDIO | LEGALE doet beroep op verwerkers wanneer dit noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering. Met oog op de beveiliging van de persoonsgegevens sluit STUDIO | LEGALE een verwerkingsovereenkomst met al haar verwerkers.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt ?
STUDIO | LEGALE verwerkt uw persoonsgegevens omwille van haar wettelijke verplichtingen, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt.
De gegevens die wij verwerken zijn de volgende:
4. Wat zijn de doeleinden voor de verwerking?
Voor de klanten- en leveranciersadministratie worden grote hoeveelheden van persoonsgegevens verwerkt. Dergelijke gegevens worden door STUDIO | LEGALE verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt.
Klantenadministratie
STUDIO LEGALE zal door het afsluiten van de overeenkomst aan de klant prestaties leveren en facturen overmaken. Hierbij moet STUDIO | LEGALE rekening houden met zowel wettelijke als contractuele verplichtingen.
Leveranciersadministratie
STUDIO LEGALE zal door het afsluiten van de overeenkomst van de leverancier prestaties verwachten. Ten einde een goed overzicht te bewaren van haar leveranciers en een beoordeling te kunnen maken over de kwaliteit van de geleverde diensten/producten zal STUDIO | LEGALE bepaalde persoonsgegevens dienen te verwerken. Hierbij moet STUDIO | LEGALE rekening houden met zowel wettelijke als contractuele verplichtingen.
De bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij mogelijks verwerken zijn de volgende:
van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Deze gegevens worden enkel verwerkt wanneer deze noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw dossier. Gegevens van personen jonger dan 16 jaar worden enkel verwerkt mits toestemming van de ouders of voogd of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
5. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking?
Alle verwerkingen van de persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 4 worden verwerkt op basis van een rechtsgrond.
De persoonsgegevens van de betrokkenen worden verwerkt:
6. Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
Enkel de medewerkers van STUDIO | LEGALE kunnen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
7. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens van betrokkenen worden bewaard en verwerkt voor een periode die wettelijk of noodzakelijk is in functie van de doeleinden.
De persoonsgegevens van betrokkenen zullen in principe na een termijn van 5 jaar na de beëindiging van onze diensten uit de systemen worden verwijderd.
De persoonsgegevens van betrokkenen worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving die STUDIO | LEGALE verplichten de persoonsgegevens langer bij te houden.
8. Wat zijn de rechten van de betrokkene?
De betrokkene heeft het recht om kennis te nemen van zijn persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat STUDIO | LEGALE van zijn persoonsgegevens maken.
De betrokkene heeft steeds het recht STUDIO | LEGALE te verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. De betrokkene mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien mogelijk.
De betrokkene beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
De betrokkene beschikt over het recht om de persoonsgegevens die door STUDIO | LEGALE verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.
Voor zover de verwerking gebaseerd is op de voorafgaande toestemming van de betrokkene, beschikt de betrokkene over het recht om die toestemming in te trekken.
Dit recht is niet van toepassing binnen STUDIO | LEGALE
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en de betrokkenen zullen door STUDIO | LEGALE evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbeheer die uw vraag zal onderzoeken.
9. Wie contacteren in geval van klachten?
U kan contact opnemen met STUDIO | LEGALE via [email protected]
U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 2 274 48 00
Fax: +32 2 274 48 35
10. Doorgifte aan derden
Wij delen uw persoonsgegevens met derden uitsluitend wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen of de overeenkomst met u.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals bepaald in artikel 3 om ervoor te zorgen dat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens gegarandeerd wordt.
11. Veiligheid en vertrouwelijkheid
STUDIO | LEGALE heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Dit enerzijds door technische maatregels zoals: gebruik van virusscans, firewalls, wachtwoorden die regelmatig worden aangepast, toegangsbeveiliging tot gegevens, …
Anderzijds door organisatorische maatregels zoals: welbepaalde personen hebben toegang, procedure voor incidentenbeheer, policy en opleiding, vertrouwelijkheidsclausules, …
12. Welke procedure is er voorzien in het kader van een datalek?
Elke medewerker binnen de onderneming draagt de verantwoordelijkheid om onverwijld een datalek of vermoeden van datalek schriftelijk en mondeling te melden bij de verantwoordelijke van gegevensbeheer. Dit kan bijvoorbeeld de diefstal van een werklaptop zijn.
De verantwoordelijke voor gegevensbeheer draagt op zijn beurt de verplichting dit lek te onderzoeken, (preventief) te stoppen of in ieder geval de impact zo veel mogelijk te beperken. De verantwoordelijke zal op zijn beurt eveneens de leidinggevende op de hoogte brengen.
Indien de leidinggevende vaststelt dat er sprake is van een datalek met mogelijke risico’s voor het betrokken individu zal hij de gegevensbeschermingsautoriteit hiervan op de hoogte moeten brengen. De mogelijke risico’s moeten case-by-case beoordeeld worden. De mogelijke risico’s zijn namelijk afhankelijk van veel factoren, zoals de inhoud van het datalek, de aard van de organisatie en meer.
Hiernaast zal de leidinggevende ook de betrokkene waar de data betrekking op hebben op de hoogte brengen als er een hoog risico is voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. De betrokkene zal niet geïnformeerd worden als:
